Chefssekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Högskolekansliet har till uppgift att stödja högskolans ledning och övriga organisation med konsultativ rådgivning, utredningar, utvecklingsarbete och koordinering inom en rad olika funktionsområden. Högskolekansliet ansvarar även för att tillhandahålla en kvalificerad stödfunktion till rektor, dekaner och övrig ledning och sköter även diarieföring och arkivering. Högskolekansliet har elva medarbetare. 

Nu utökar vi högskolekansliet med en koordinerande chefssekreterare riktad direkt mot högskolans högskoledirektör. Högskoledirektören är ytterst ansvarig för det högskolegemensamma stödet (HGS) som hanterar frågor såsom kommunikation, ekonomi, HR, studentstöd, IT, fastighetsservice, bibliotek och högskolepedagogik. Vi söker nu dig som liksom vi motiveras av att koordinera administrativt arbete på ett effektivt sätt, med god kvalitet och hög servicenivå.  

Arbetsuppgifter

Arbetet som chefssekreterare handlar om att stödja högskoledirektören i koordineringen av arbetet med att bereda och utveckla lärosätets verksamhet för framtiden. Din roll bidrar, genom att effektivisera våra administrativa processer, till att höja kvalitetsnivån på HGS.   

Arbetet är varierat och du utgör ett administrativt och koordinerande ledningsstöd till högskoledirektören genom att fördela och bevaka olika ärenden och uppdrag inom organisationen.  Du stödjer högskoledirektörens arbete i stödverksamhetens ledningsgrupp. Arbetet i ledningsgruppen består bland annat av planering av ledningsgruppsmötena, upprättande och handläggning av högskoldirektörens beslut, skriva minnesanteckningar och föra protokoll.

Du koordinerar högskoledirektörens arbetsuppgifter och underlättar vardagen genom att följa upp planer och aktiviteter samt hanterar högskoledirektörens kalender. Du förbereder och bokar möten och resor och uppdatera digitala kommunikationsytor.  Du söker och samlar in data såväl i interna som externa frågor som du sammanställer och bereder.  Dina samarbetsytor är fakultetssekreterare, rektorssekreterare och högskolesekreterare/registrator, utredare och verksamhetscontroller.

Behörighet och kvalifikationer

Vi söker dig som har utbildning på gymnasienivå med ekonomisk inriktning eller motsvarande såsom juridik, administration, samhällskunskap. Vi ser det som meriterande om du har högskoleutbildning, alternativt eftergymnasial utbildning inriktning ekonomi eller motsvarande såsom förvaltningskunskap, juridik, organisation. Du har erfarenhet av motsvarande koordinerande och administrativa arbetsuppgifter. Meriterande är om du har erfarenhet av motsvarande arbetsuppgifter inom offentlig verksamhet. 

Officepaketet hanterar du naturligtvis och du har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på såväl svenska som engelska. Vidare har du god förmåga till inläsning samt förmåga att skriftligt och muntligt sammanfatta och analysera texter på en övergripande nivå. B-körkort är ett krav då det kan förekomma transportärenden. 

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. Vi söker vi dig med en utpräglad servicekänsla som relaterar till andra på ett lyhört sätt och värderar ett gott samarbete. För att lyckas i arbetet ska du ha ett strukturerat arbetssätt och du får dina arbetsuppgifter utförda självständigt på utsatt tid. Du kan anpassa sättet du förmedlar budskap till mottagaren och du har samtidigt integritet, vilket innebär att du har väl grundade värderingar i ett etiskt perspektiv. Arbetet kräver vidare att du är flexibel och kan ta dig an komplexa frågeställningar med ett lösningsinriktat förhållningssätt. 

Övrigt

Vi tillämpar vanligtvis provanställning. Placering är i Kristianstad på vårt vackra campus med goda bussförbindelser och parkeringsmöjligheter. 

Ansökan

Välkommen med din ansökan tillsammans med CV och personligt brev. Betyg och intyg som styrker det du har uppgivit i ansökan tar du med dig vid en eventuell intervju.

Sista ansökningsdag är 2022-10-23